Z pewnością zastanawialiśmy się kiedyś, co należy wybrać, gdy prowadzimy firmę – konto firmowe czy osobiste? Czy możemy używać w firmie ROR? Jakie następstwa może przynieść posługiwanie się prywatnym kontem osobistym do działań w firmie? Jeśli poszukujesz odpowiedzi na te i podobne pytania to na pewno w tym artykule znajdziesz na nie odpowiedzi. Dodatkowo podamy Ci konkretne argumenty pokazujące, że najlepszym rozwiązaniem jest trzymanie środków firmowych osobno od naszych prywatnych pieniędzy. Zapraszam serdecznie do lektury dzisiejszego artykułu!
Spis treści
- Co mówi litera prawa?
- Uwaga na fiskus!
- Nowe regulacje prawne
- Ważne aspekty posiadania firmowego konta
- Końcowa ocena
Konto firmowe czy osobiste – co mówi litera prawa?
Rozpoczynając temat „Konto firmowe czy osobiste – co wybrać, gdy prowadzimy firmę?” najlepiej oprzeć się na źródłach nadrzędnych, czyli sprawdzić co na ten temat mówi nam litera prawa? Zdecydowana większość pytanych osób stwierdza, że wszystkie firmy są zobowiązane do posiadania osobnego rachunku do rozliczeń. I to bez względu na rodzaj przyjętej formy prawnej, jak i rozmiar wykonywanej działalności. Jednakże okazuje się, że posiadanie osobnego rachunku w banku jest obligatoryjne jedynie w określonych przypadkach. Warto przywołać w tym miejscu artykuł 22 „Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej”. Mówi on jedynie o dwóch szczególnych sytuacjach, kiedy przedsiębiorcy muszą uruchomić takie konto. Mianowicie, gdy:
- „stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca”;
- „jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 tys. zł”.
Tak więc, według tejże ustawy właściciel firmy musi otworzyć drugie konto, gdy prowadzi interesy z właścicielem innego przedsiębiorstwa. Zaś suma dokonanych rozliczeń jest wyższa niż 15 tys. zł. Ciekawostką jest fakt, że wspomniany akt prawny nigdzie nie wspomina o tym, że oddzielny rachunek musi być koniecznie kontem firmowym.
Także kwestia obowiązku posiadania konta firmowego powinna być już jasna. Niestety nie do końca tak jest, bowiem w praktyce kwestia zakładania konta firmowego odnosi się do jeszcze jednego dokumentu prawnego. Chodzi o „ustawę o rachunkowości” (wraz z przypisanymi do niej przepisami skarbowymi). Finalnie więc, rachunek firmowy w banku musi założyć zdecydowanie większa ilość podmiotów wykonujących działalność gospodarczą, aniżeli byśmy przypuszczali.
Uwaga na fiskus!
Warto pamiętać, że zgodnie z przepisami podatkowymi każdy przedsiębiorca, bez względu na formę prawną swojej firmy musi dokonać rozliczeń podatkowych. Jak również uregulować składki ZUS poprzez wykonanie przelewu z konta bankowego, które zostało wcześniej podane w Urzędzie Skarbowym. Natomiast istnieją również wyjątki, w których właściciele firm są zwolnieni z tego wymogu:
- Mikroprzedsiębiorcy – są to firmy, które przynajmniej w jednym roku z ostatnich 2 lat działalności miały mniej niż 10 pracowników. Jak również nie miały obrotu rocznego netto wynoszącego co najmniej 2 mln euro. Wówczas takie podmioty mogą uiścić płatność za pośrednictwem przekazu pocztowego;
- Przedsiębiorcy, nie starający się o zwrot kosztów podatku VAT.
Nowe regulacje prawne – split payment i biała lista podatników VAT
Kolejny raz wydawać by się mogło, że sprawa konieczności posiadania konta dla firmy jest rozstrzygnięta. W dalszym ciągu nie jest to jednak temat wyczerpany. Z uwagi na uchwalone nie tak dawno regulacje: „mechanizm podzielonej płatności” (split payment) oraz „białą listę podatników VAT”. Jeśli chodzi o tą pierwszą to działa ona na zasadzie podziału płatności z faktury VAT, przez co wartość netto wpływa na konto firmowe usługodawcy, zaś wartość podatku VAT trafia na dedykowany numer konta, który podlega kontroli fiskusa. Stosownie do tychże przepisów, mechanizmem tym objęte są tylko rachunki firmowe, gdyż rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe nie mogą mieć założonego konta VAT-owskiego. Natomiast biała lista podatników VAT jest zestawieniem numerów kont bankowych, których używa dana firma. Co ważne, nie ma tutaj rachunków osobistych, które wykorzystuje się do rozliczeń firmowych. Rozwiązanie to ma na celu efektywną i szybszą weryfikację kontrahentów każdej transakcji.
Teraz nawet przedsiębiorstwa, które wedle przepisów nie mają obowiązku otwierania konta dla firmy, w rzeczywistości i tak muszą to zrobić. Niestety banki również zaczęły naciskać na swoich klientów, aby nie używali swoich ROR-ów do rozliczeń działalności gospodarczych. W regulaminie większości banków możemy znaleźć taką informację. Jest to oczywiście podyktowane chęcią zarobienia dodatkowych pieniędzy na klientach, gdyż rachunki firmowe bywają droższe w prowadzeniu od kont osobistych.
Ważne aspekty posiadania konta firmowego
Posiadając konto firmowe trzeba zdać sobie sprawę z faktu, że może okazać się bardzo przydatnym narzędziem dla naszego przedsiębiorstwa. Jest kilka czynników, które sprawiają, że otwarcie rachunku firmowego staje się dla nas dobrym rozwiązaniem możliwych problemów przedsiębiorstwa. W tym miejscu wymienić można także wiele korzyści, które wynikają z posiadania konta przeznaczonego specjalnie z myślą o przedsiębiorcach. Najważniejsze z nich przedstawiamy poniżej, wraz ze stosowną argumentacją dla każdej z nich.
- zachowany ład w dokumentacji firmy – mając założone konto biznesowe dla firmy, mamy tym samym możliwość utrzymania harmonii w kwestii finansów. Dzięki temu również mamy przejrzyście prowadzoną księgowość, przykładowo poprzez szybkie sprawdzenie przychodów i rozchodów;
- rozliczanie odsetek – rozgraniczenie konta osobistego z rachunkiem firmowym. W tym wypadku nie należy traktować tego jako wymogu, lecz jako wydatną zaletę dla nas samych, będących podatnikiem oraz przedsiębiorcą. Dzięki temu zabiegowi nie będziemy wówczas objęci podwójnym podatkiem dochodowym;
- wahania finansowe – dysponując rachunkiem firmowym w banku mamy konkretny wgląd w hierarchię przychodów i rozchodów naszej firmy. Mamy wówczas możliwość: rozgraniczenia prywatnych funduszy od kapitału przedsiębiorstwa, uproszczonego zarządzania księgowością, a przede wszystkim ominąć możliwe problemy z fiskusem;
- egzekucja przez komornika – jeśli nie jesteśmy w stanie zapłacić naszych długów, komornik jest upoważniony do zajęcia naszego konta. W przypadku, gdy nie założyliśmy konta firmowego, a mamy zwykły ROR, na wniosek komornika, bank może pozbawić nas dostępu do naszych finansów. Dzieje się tak, ponieważ konto osobiste będzie figurować jako konto firmowe. Ponadto przeprowadzenie późniejszej weryfikacji może wykazać używanie konta w sposób niedozwolony, co może sprawić nam kolejne problemy;
- inne promocyjne oferty proponowane przez banki – np. dodatkowe ubezpieczenia zawierające m.in. serwis techniczny, pomoc drogową czy opiekę medyczną. Instytucje bankowe oferują także dla firm szeroką gamę kredytów oraz założenie innych rodzajów rachunków: oszczędnościowych, pomocniczych czy walutowych. Należy dodać, że często banki oferują te produkty na bardzo atrakcyjnych warunkach.
Końcowa ocena
Aktualnie osoby prowadzące działalność gospodarczą nie muszą mieć konta firmowego w banku. W celu opłacenia niezbędnych zobowiązań finansowych, otrzymywania wpływów czy odbierania nadpłaty podatkowej można używać standardowego ROR-u. Jednakże jest to opcja posiadająca wiele wad, które warto wziąć pod uwagę. Przykładowo, jeśli nasi klienci opłacą faktury posługując się mechanizmem podzielonej płatności, to możemy mieć wówczas problemy z otrzymaniem pieniędzy. Bank może taką płatność odrzucić. Oprócz tego, bank obarczy naszych kontrahentów, co będzie skutkowało zwrotem niepełnej kwoty (część przelewu trafia na ratunek VAT-owski). Gdyby taka sytuacja miała miejsce, prawdopodobnie to nasz klient zmusiłby nas do uruchomienia konta w firmie.
Poza tym, nie posiadając konta dla firmy utrudniamy sobie tym samym zarządzanie księgowością i możemy doprowadzić do chaosu informacyjnego. Nasi klienci natomiast wiedząc, że mamy tylko konto osobiste, mogą stać się za bardzo rozluźnieni, jeśli chodzi o terminowość przelewów. Brak rachunku firmowego może być również przyczyną poważnych następstw w wyniku procesu egzekucji przez komornika lub kontroli Urzędu Skarbowego.
Tak więc, nasuwa się tutaj kluczowe pytanie: co wybrać, gdy prowadzimy firmę? Konto firmowe czy osobiste? Ministerstwo Finansów podjęło konkretne kroki. Mianowicie poprzez uchwalenie mechanizmu podzielonej płatności oraz białej listy podatników, tak więc odpowiedź wydaje się być oczywista. Podsumowując, nie rekomendujemy zatem używania standardowego konta osobistego do celów prowadzenia rozliczeń firmowych.
Całkiem możliwe, że rzeczą, która nas skutecznie zniechęcała do otworzenia konta firmowego była kwestia wysokich kosztów prowadzenia takiego rachunku. Oczywiście, w dużej liczbie banków klienci muszą sporo zapłacić będąc właścicielami tego typu konta. Aczkolwiek, nie jest to też absolutną regułą, bowiem istnieją banki, które są w stanie zaoferować nam korzystne warunki. A także dostęp do praktycznych narzędzi finansowych dla naszego biznesu. Poza tym, jeśli chcemy dokonać dobrego wyboru, z którego będziemy zadowoleni, warto sprawdzić ranking kont firmowych.
Komentarze